Nos journées ou demi-journées d’étude comprennent :
- La location d’une salle de réunion
- Une pause-café (si demi-journée d’étude) ou deux (si journée d’étude)
- Le déjeuner
- Une connexion WIFI pour un usage classique
- Un paperboard digital
- Fournitures sur table : Eaux minérales, stylos et blocs-notes
Nous vous rappelons que nous n’autorisons pas les nourritures et boissons venant de l’extérieur. Pour toutes demandes particulières, notre service commercial est à votre écoute au +33 4 92 96 68 78 ou par mail à l’adresse sales@mouratoglou-resort.com
En supplément : Utilisation de notre système de sonorisation et d’éclairage d’ambiance. Mise à disposition d’une estrade, d’une piste de danse ou d’un pupitre.
Les salons disposent d’une connexion WIFI pour un usage classique. Bande passante de 100 Mégas symétriques partagée sur l’ensemble des Clients présents dans l’hôtel.
En supplément : Possibilité d’aménager un réseau privé strictement réservé à l’usage du Client (visio-conférence, événement live, etc…). Sur demande auprès de notre IT manager.
Matériel technique & audiovisuel :
- Ecrans : Tous nos modules sont équipés d’écrans
- L’hôtel dispose de vidéoprojecteurs pour les salles de sous-commissions ou petites plénière de moins de 100 personnes. Pour toutes demandes complémentaires (sono, micros, etc…), veuillez-vous adresser à notre équipe commerciale.
Montage et démontage des salons :
Tout changement de mise en place au cours de la journée fait office d’un supplément par module selon le tarif en vigueur.
Manifestations extérieures & repli en cas de mauvais temps :
Pour toutes manifestations organisées sur les espaces extérieurs, le nombre d'invités ne pourra pas excéder la capacité maximum du salon prévu en cas de repli pour mauvais temps. En cas de repli, ce qui est contractuellement prévu à l’extérieur pourra ne pas être réalisé en intérieur (ex : live cooking avec barbecue, bougies et flammes vives…).
Tout espace bloqué pour repli météorologique sera facturé. Si le Client choisi de ne pas contracter de repli en cas de mauvais temps, l’hôtel ne pourra être tenu pour responsable si les espaces ne sont plus disponibles au moment de la manifestation.
En cas de mauvais temps, la décision du repli devra être prise au plus tard à 17h00 la veille pour un déjeuner et au plus tard à 10h00 le jour de l’évènement pour un dîner / cocktail.
Le Client devra être joignable la veille de la manifestation avant 17h00 (pour un déjeuner) ou le matin de la manifestation avant 10h00 (pour un dîner/cocktail) afin qu'une décision soit prise en collaboration avec la Direction de l’Etablissement. Si nous n’arrivons pas à joindre le Client dans les horaires convenus la décision sera prise par la Direction de l’Etablissement. La décision sera irrévocable
En cas de repli de la manifestation dans un salon pour cause de mauvais temps, les frais de location/fonctionnement prévus pour l’espace extérieur initialement réservé seront tout de même facturés au Client.
Si la manifestation concerne les espaces Les Vestiges, Terrasse Chelems, Pelouse M Beach, de l’éclairage supplémentaire est à prévoir - sur demande auprès d’un prestataire, à la charge du Client.
Choix des menus :
Le Client doit préciser par écrit (fax ou email) adressé au Mouratoglou Hotel & Resort le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 14 jours ouvrables avant la date de début de la manifestation.
Le Client doit confirmer son choix de restauration au plus tard 20 jours ouvrables avant le 1er jour minuit de la manifestation. Au-delà l’hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le Client. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d'un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.
Un choix de menu unique est demandé pour l’intégralité du groupe, c’est-à-dire : choix de 1 entrée, 1 plat, 1 dessert unique pour tout le groupe (hors allergènes et restrictions alimentaires liées à un régime ou une confession). Toute modification fera l’objet d’un supplément.
Également tout changement de choix sur place fera office d’une facturation supplémentaire correspondant au montant du plat contracté.
Aucune nourriture de l’extérieur ne peut être apportée dans l’établissement.
Heures supplémentaires :
Toute heure supplémentaire commencée au-delà de 15h pour les déjeuners et minuit pour les soirées sera facturée 84€ TTC par serveur par heure. Sur la base de 1 serveur pour 30 invités. Une heure supplémentaire est automatiquement comptée après l’heure de fin de l’événement (ex : fin de soirée à 1h du matin, personnel compté jusqu’à 2h du matin).
Agents de sécurité et maître-nageur :
La présence d’au moins un agent de sécurité (nombre à définir selon taille du groupe) sera nécessaire pour l’organisation de soirées de plus de 50 personnes.
Coût de l’agent de sécurité : Forfait 6h minimum : 180€ TTC/agent.
Pour tout événement au bord de nos piscines la présence d’au minimum un maître-nageur (nombre à définir selon taille du groupe) est également obligatoire. Coût du maître-nageur : 30€ TTC le maître-nageur par heure. Une heure supplémentaire est automatiquement comptée après l’heure de fin de l’événement.
Nuisances sonores :
L’hôtel limite l’animation musicale dans l’ensemble de ses salons afin de préserver la tranquillité des Clients. Le Client veillera en cas d’animation musicale à limiter le volume au seul espace réservé et qu’au-delà de 00h00 le son soit baissé.
Au-delà de cet horaire une demande manuscrite devra être faite à l’hôtel, qui devra impérativement donner son accord.
Si le Client dispose d’un contrat direct avec un prestataire pour une animation, les horaires de fin de soirée contractés avec l’hôtel doivent être communiqués et respectés par le prestataire extérieur. Il est de la responsabilité du Client d’informer le prestataire de ces horaires.
En cas de non-respect des horaires par le prestataire, l’hôtel se réserve le droit de mettre fin à la soirée tel que contracté entre le Client et l’Hotel.
Soirées :
Concernant les horaires pour les soirées, le personnel de l’hôtel assure une prestation sur place dans les conditions décrites dans le contrat et devis.
Toute demande de modification d’horaire de fin de soirée doit se faire, par écrit, à l’hôtel au maximum 72 heures avant le début de l’événement. Au-delà de ce délai les horaires de fin de soirée décrient dans le devis constituent l’heure à laquelle les participants doivent libérer les espaces. Aucun dépassement possible le soir même sur place.
En cas :
- de débordement au cours de la soirée engendrant des dégradations et des plaintes
- de plaintes clients (extérieurs au groupe) reçus après l’horaire de fin de soirée contracté
les frais liés à des dommages ou remises faites auprès des clients ayant subi le dérangement seront directement facturés sur votre facture finale.
Lors de soirées, toute baignade est interdite sans l’accord au préalable par écrit de l’Hotel.
Livraison et stockage :
Les livraisons doivent être effectuée par le quai de livraison entre 7h00 et 11h00 du lundi au vendredi.
L’hôtel ayant une capacité limitée de stockage tout matériel non prévu dans les conditions particulières ou ses avenants ne peut être livré avant la date d’arrivée du groupe.
Tous les colis et matériels livrés doivent être identifiés avec le nom du groupe et dates de séjour livré au nom de l’hôtel Mouratoglou Hotel & Resort – à l’attention de l’économe + le nom du coordinateur en charge du dossier + nom de l’événement.
Toutes les exigences de livraison personnalisées relèvent de la seule responsabilité du Client. Des frais supplémentaires pourront être facturés au Client le cas échéant. Pour les grands événements, l’évacuation des déchets sera à la charge du Client, en conséquence, le Client peut avoir besoin de contracter l’utilisation de mini-bennes et poubelles.
En aucun cas l’hôtel pourra être tenu responsable de la non-livraison d’un colis.
Aucun stockage n’est autorisé dans les locaux de l’hôtel après la manifestation. Si tel était le cas, l’hôtel décline toute responsabilité sur les éventuelles dégradations ou autres disparitions des stocks et dépôts non autorisés.
POLITIQUE D'ANNULATION
Annulations partielles:
Toute modification de la réservation doit être adressée par écrit (fax, email, courrier).
Est considéré comme annulation partielle toute réduction du montant du contrat quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée de la manifestation, diminution du nombre de personnes et/ou des prestations commandées.
En cas d’annulations partielles, les frais encourus par le Client seront limités aux pénalités détaillées dans le tableau ci-après.
Toute annulation supplémentaire à celles autorisées sans frais entrainera la facturation de pénalités à 100% (incluant les nuitées chambres, couverts, suppléments restauration, location de la salle, ou toutes autres prestations) et sont non cumulatifs.
Pour une annulation partielle de nuitées, les pourcentages sont calculés sur le nombre de chambres par nuit (non cumulatif).
Pour une annulation partielle sur les autres prestations, les pourcentages sont calculés par prestation concernée, telles que définie dans le contrat. Chaque demande aura pour base le contingent actualisé lors de l’échéance précédente.
% d’annulation sans frais autorisés :
De 119 jours à 90 jours avant événement : 15% de réduction sans frais*
De 89 jours à 60 jours avant l’événement : 10% de réduction sans frais*
De 59 jours à 8 jours avant l’événement : 5% de réduction sans frais*
De 7 jours au jour J: 0% de réduction sans frais*
100% du montant restant est facturé au-delà du % d’annulation autorisé
*sur les nombres de chambres par nuit, couverts, prestations banquets, locations de salles et toutes autres prestations contractées. Le nombre de jours avant l’événement est calculé en fonction du 1er jour d’arrivée du groupe.
Les pourcentages d’annulation acceptés sans frais tels que disposés dans l’échéancier ci-dessus sont non cumulatifs.
Annulation totale :
Toute modification de la réservation doit être adressée par écrit (fax, email, courrier).
En cas d’annulation totale du contrat par le Client, non justifiée par l’inexécution des obligations de l’hôtel, une indemnité d’annulation sera facturée et calculée de la façon suivante :
- Si la notification d’annulation est reçue plus de 45 jours avant le premier jour de la manifestation, l’établissement conservera le montant des acomptes versés à titre d’indemnité. Si l’hôtel ne dispose pas des acomptes à la date de l’annulation, il se réserve le droit de facturer le montant des acomptes contractuellement dû, tel que défini sur le contrat.
- Si la notification d’annulation est reçue moins de 45 jours avant le premier jour de la manifestation, le Client devra régler le solde du montant de la prestation figurant au devis.
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation. Est également une annulation, le défaut de paiement des acomptes contractuels.
En cas de non-respect des échéances de paiement, l’hôtel aura la faculté d’exiger du Client le paiement immédiat du solde de la manifestation, le règlement du Client devant parvenir à l’hôtel dans les 8 jours courant à compter de la date de la demande écrite de l’hôtel. A défaut de règlement dans ce délai, la manifestation sera considérée comme annulée du fait du Client.
Report :
Toute demande de report sera considérée comme une annulation suivie d’une nouvelle demande de réservation et entrainera l’exigibilité des frais d’annulation prévus par les présentes conditions.